Az Zaman Çok İş Olduğunda Verimli Çalışmak İçin 5 Öneri

Günümüz dünyasında, çok iş ve az zaman olması sebebiyle işleri yetiştirememe telaşı hepimizin ortak sorunlarından biri haline geldi. Peki, bunca yoğun işi bu kadar kısıtlı sürede yetiştirmek için uğraşırken, bunu en verimli şekilde nasıl yapabiliriz?


Günümüz dünyasında hemen hemen herkesin ortak bir sorunu var: Çok iş ve az zaman olması sebebiyle işlerini yetiştirememe telaşı. Gelişen teknoloji ile hayatlarımız kolaylaşmış olsa da dikkat dağıtan unsurlar arttı, yapılması gerekenler listeleri uzadı ve dolayısıyla zamanımız kısaldı. Az zamanda çok fazla iş yetiştirme uğraşının ortaya çıkarttığı temel sorun ise verimsiz çalışma. Özellikle iş hayatında çoğu kişinin karşılaştığı bir sorun olan verimsiz çalışma hem emek hem de zaman kaybına sebep oluyor. Bir gün içerisinde saatlerce emek sarf ettiğiniz halde işlerinizi tamamlamakta zorlanıyor, zamanın yetersiz olduğunu düşünüyor veya tamamladığınız işten memnun kalmıyorsanız verimsiz çalışıyor olabilirsiniz. Kısıtlı zamanınız ama çok işiniz olduğunda çalışmalarınızı daha verimli hale getirebilmek için aşağıdaki 5 öneriyi kullanabilirsiniz. 

1. Motive Olun

“İstemek başarmanın yarısıdır.” cümlesi ne kadar sıradanlaşmış olsa da oldukça doğru. Bir işi tamamlayabilmenin ilk adımı o işi yapmaya başlamaktır. Ancak yapmak istemediğiniz bir işe başlamayı sürekli olarak ertelersiniz. Kısıtlı zamanınız ve yapılacak çok işiniz olduğunda üzerinizde oluşan stres ve baskı, işlerinize başlayıp yarım bırakmanıza veya başlamayı sürekli ertelemenize sebep olur. Kendinizde bir işe başlamak için yeterli istek ve enerjiyi bulamadığınızda bazı motivasyon tekniklerini uygulayabilirsiniz. Motivasyon sağlamak, işe başlamak için isteğinizi artıracak ve işleri gözünüzde büyütmenizin önüne geçecektir. İyi bir şekilde motive olduktan sonra işin yarısını tamamlamış sayılırsınız. 

2. Ertelemeyin

İşlerin çok olması strese sebep olduğu için birçok kişi işini ertelemeyi tercih eder. Ancak kısıtlı zamanın en büyük düşmanı ertelemektir. Ertelemek aslında bir kaçış yöntemidir. Yapmanız gereken işler gözünüzde büyüdüğünde bunları yapmaktan kaçarsınız. Kaçmak ise sadece zamanın daralması anlamına gelir. İşlerinize başlamayı erteledikçe zamanınız giderek azalacağı için stresiniz artacak ve çalışmalarınızın verimi düşecektir. Bu yüzden ertelemekten mümkün olduğunca kaçınmakta fayda var. Yukarıda belirttiğimiz motivasyon teknikleri sizi işi yapmaya motive edeceği ve çalışma isteğinizi artıracağı için erteleme ihtimalinizi de azaltır.

3. Sıralama Yapın ve Zamanı Yönetin

Tamamlamanız gereken birden fazla iş olduğunda önce hangisinde başlamanız gerektiğine karar vermekte zorlanabilirsiniz. Önce başlamaya karar verdiğiniz işin daha yarısına gelmeden diğer iş aklınızı kurcalamaya başlar ve dikkatiniz dağılacağı için elinizdeki işe odaklanamayacağınız gibi diğer işe de başlayamazsınız. Böyle bir durumla karşılaşmamak için işlerinizi öncelik sırasına koyarak sıralayabilirsiniz. Elinize bir kâğıt ve kalem alarak en önemli veya teslim zamanı en yakın olan işinizi ilk sıraya yazmakla başlayarak tüm işlerinizi öncelik sırasına göre listeleyebilirsiniz. Bu şekilde karmaşanın önüne geçerek bir planlama yapmanız mümkün olur. Ek olarak, en önemli veya teslim zamanı en yakın işi ilk olarak yapıp bitirmek sizi büyük bir yükten kurtararak üzerinizdeki stresi azaltacağı için kalan işlerinizi yapmak için de motivasyonunuz artacaktır. Sıralama yapmak zaman yönetiminizi de kolaylaştırır. Zaman yönetimi oldukça kapsamlı bir konu olmakla beraber, iş hayatında işlerinizi kolaylaştıracak ve verimli çalışmanızı sağlayacak bir teknik

4. Kurallı Olun

Kurallı olmak, motivasyonunuzu korumak ve sıralamanıza sadık kalabilmeniz için büyük önem taşıyor. Bu noktada zaman yönetimini iyi uygulayabiliyor olmanız da size avantaj sağlar. Zaman yönetimini sağlayabilmek için kendinize bazı kurallar koymanız size yardımcı olabilir. Örneğin:

  • Çalışma alanınızı düzenleyin.
  • Sıraya yazdığınız işleri tamamlarken, sıranızdan şaşmayın. Üst sırada yer alan işi bitirene kadar bir atta yer alan işinize geçmeyin.
  • Dikkatinizi dağıtacak unsurları göz önünde bulundurmayın.
  • Yapmakta olduğunuz işi bölmeyin.
  • Motivasyonunuzun düştüğünü hissettiğinizde ara verin ve motivasyon tekniklerini deneyin.
  • İşiniz bitmeden yerinizden kalkmamaya çalışın.
  • Saate bakarak olun.
  • Çalışma arkadaşlarınızın sizi bölmesine izin vermeyin.
  • Telefonunuzdan uzak durun.
  • Dikkatinizi dağıtacak müzikler dinlemeyin.

5. Pomodoro Tekniği’ni Deneyin

Elinizdeki işe odaklanmanız o işi zamanında bitirebilmeniz açısından büyük önem taşır. Ancak dikkatinizin dağıldığını hissettiğiniz anda bir nefes almanız gerekir. Zira dikkatinizi toplamak için kendinizi zorlamanız sadece sizi daha fazla strese sokacak ve zamanınızı boşa harcamanıza sebep olacaktır. Ancak kısıtlı vakitte verimli bir çalışma sağlayabilmek için en önemli kriterlerden biri boşa zaman harcamamak. Bunun için son zamanlarda geliştirilen bir teknik olan Pomodoro Tekniği verimli çalışma için oldukça etkili bir yöntem. Pomodoro Tekniği ile dikkatinizin dağılmasının önüne geçmeniz ve işlerinizi planladığınız zaman çerçevesinde tamamlamanız mümkün.